Conserver et stocker leurs documents représente un enjeu majeur pour 8 entreprises sur 10. Pourtant, alors que la loi sur la transition numérique demande aux structures de passer à la facture électronique, nombreux sont les entrepreneurs à peiner sur cette première étape. Et si l’on reprenait tout depuis le début ?
Comment démarrer le zéro papier dans sa structure ?
Mieux vaut déjà faire un état des lieux des besoins. Du fait de leur taille ou même de leur activité, certaines entreprises ne génèrent pas autant de papier que cela, ce qui leur donne un avantage.
Pour d’autres, il s’agit d’un vrai challenge économique, car il a été prouvé que l’envoi d’un mail coûte moins cher qu’un courrier papier et est moins chronophage.
Il est donc important de prendre de nouvelles habitudes dont celle d’arrêter d’imprimer les documents, mais plutôt de trouver une politique de rangement et de classement des documents digitaux, pour pouvoir les retrouver au besoin.
Certaines structures ont mis en place des indicateurs, pour voir si les efforts sont fournis par tous les salariés dans ce but de viser le zéro papier. Cela peut se vérifier facilement grâce aux imprimantes qui font un état des lieux du nombre d’impressions par mois, de l’usage des cartouches etc…
Autre chose à considérer : le fait de pouvoir utiliser un logiciel de comptabilité et de facturation qui va permettre de gagner du temps. Un gain de temps n’est jamais à sous-estimer car cela implique de pouvoir se consacrer rapidement à autre chose et donc de gagner en productivité.
Comment choisir un bon outil de comptabilité ?
Un logiciel doit être facilement compréhensible et ce, sans aide extérieure, même s’il ne faut pas négliger l’importance d’un accompagnement ou tout au moins d’un service client réactif et efficace en cas de besoin. Il doit donc être ergonomique et intuitif, surtout s’il a pour vocation d’être utilisé par plusieurs personnes.
Réaliser ses factures, les transmettre à ses clients, y compris via la télétransmission à la sécurité sociale, dans le cas de professionnels de santé ou encore de chauffeurs de taxi conventionnés, est un vrai plus pour pouvoir se consacrer à sa patientèle ou clientèle.
Mais certains outils vont plus loin car les besoins des entreprises sont en constante évolution et tendent à viser, outre le zéro papier, la satisfaction totale du client.
Ce dernier a tendance à se renseigner sur la structure en amont, pour voir si l’entreprise correspond à ses valeurs. Beaucoup de personnes ont une conscience écologique et seront sensibles au fait que le prestataire utilise un outil qui ne nécessite pas d’imprimer les documents, dans l’exercice de ses fonctions.
Un tel outil peut permettre, si on le choisit bien, d’autres prestations annexes comme le fait de créer des fiches clients personnalisées que l’on peut remplir au fur et à mesure de la connaissance de ses derniers, pour leur proposer une prestation toujours plus personnalisée.
Même si le client a conscience de ne pas être seul, lui offrir un service qui ne semble fait que pour lui a toujours un impact positif.