Si vous avez décidé de modifier l’organisation de votre travail de manière à augmenter votre productivité, alors le Workflow est fait pour vous. Il vous permettra de vous débarrasser enfin de vos listes en papier et de tout faire dans le bon ordre pour maximiser votre temps.
Qu’est-ce qu’un Workflow ?
Encore appelé « flux opérationnel » ou « flux de travaux » en français, le Workflow est la représentation d’une suite de tâches ou d’opérations effectuées par une ou groupe de personnes. C’est donc une série d’activités liées à l’exécution d’une tâche ou d’un travail.
On distingue le workflow management (la gestion du flux de travail) du moteur de workflow. Le workflow management est la modélisation, puis la gestion informatique de l’ensemble des tâches à accomplir et des divers acteurs intervenant dans la réalisation d’un processus métier. Le workflow quant à lui est un dispositif logiciel qui permet d’exécuter une ou plusieurs définitions de workflow.
Pourquoi avez-vous besoin d’un workflow ?
Un workflow est une série d’activités importantes dans l’exécution d’une tâche ou d’un travail. De manière pratique, le workflow permet de décrire les traitements, les tâches à répartir entre les différents acteurs d’un processus, les délais, les modes de validation, les contrôles et à fournir à chacun des acteurs, les informations nécessaires à l’exécution de sa tâche.
Le workflow identifie les différents acteurs en indiquant leur rôle et la manière de l’exécuter au mieux. Le workflow est capable de gérer des acteurs humains aussi bien que des acteurs automates déjà présents dans le système d’information. Il permet ainsi d’effectuer un pilotage et un bon suivi des traitements. L’utilisation du workflow et celle de ses outils vous permettront de réduire les défaillances de processus, les retards, les goulots, les erreurs de transfert de données et les pertes. Ainsi, vous gagnerez beaucoup plus de temps et vous pourriez désormais vous fier à l’exactitude des procédures mises en place pour organiser votre travail.
Certains logiciels de workflow peuvent aussi coordonner les relations interdépendantes entre les étapes individuelles. C’est ce qu’on appelle le concept d’orchestration des workflows. Tous les outils workflows sont flexibles et peuvent s’appliquer à l’évolution de tous vos besoins.
Exemples de workflow à connaître absolument
Voici quelques workflows qui pourront vous venir en aide au quotidien.
La gestion des flux de travail de demandes entrantes
Ce workflow consiste à suivre de près de nombreuses demandes entrantes régulières qui doivent être traitées dans un ordre organisé. Ce workflow est adapté pour tous les types d’utilisation à savoir : la gestion de votre boîte mail, la génération de leads ou encore le traitement des demandes des managers.
Le workflow de transfert
Ce type de workflow est idéal pour la gestion d’un projet fluide. Ce qui pourrait réduire le besoin d’avoir une seule personne pour superviser le flux de travail. Cela permet d’éviter de constater que deux personnes font le même travail au même moment.
Les workflows de méthodologie, Scrum et Agile
C’est une méthode de workflow en entreprise, reconnue pour son agilité. En effet, ce workflow structure essentiellement les tâches de projet à court terme (une à deux semaines). Il convient parfaitement aux flux de travail en groupe, chacun des membres ayant un ensemble de taches individuelles.