Le chef d’entreprise en est certain : s’il punaise un tableau de durée de conservation de documents, il va réussir son archivage. Cela n’est pourtant pas aussi simple et il va rapidement s’en rendre compte. Pour être efficace et surtout conjuguer archivage papier et archivage électronique, il existe cependant des solutions qui vont le soulager.
Combien de temps garder ses documents d’entreprise ?
Il faut conserver pendant 5 ans les documents liés au compte bancaire professionnel. Mais cela descend à 3 ans pour les rapports du gérant du Conseil d’Administration ou encore des commissaires aux comptes.
Cela ne constitue que quelques exemples de la durée de conservation des documents professionnels, car il s’agit de faire la distinction entre les documents sociaux, comptables, commerciaux et civils ou encore fiscaux.
Pas la peine d’aller plus loin : le chef d’entreprise ; comme tous ceux qui se plaignent de ployer sous le poids de la paperasse ; peut rapidement se sentir dépassé et ne pas arriver ; même s’il est plein de bonne volonté ; à classer et ordonner ses documents professionnels.
Le fait d’accrocher un tableau de durée de conservation est donc une excellente idée, mais dans les faits, peu d’entrepreneurs arrivent à consacrer assez de temps à ces papiers pour arriver à un bon résultat.
La décision qui s’impose à eux et semble la plus judicieuse, consiste en le fait de tout conserver dans une pièce ; communément appelée salle des archives.
Mais quid, quand il sera temps de trouver un document particulier en cas de litige et surtout, comment faire alors que les chefs d’entreprises sont tenus d’opérer un changement à 360° avec la transition numérique ?
Comment se faire aider pour son archivage de documents professionnels ?
Beaucoup de documents sont conservés parce qu’ils ont une valeur de preuve (documents probatoires). Mais on peut aussi être amené à produire des papiers particuliers lors d’un contrôle.
Des documents qui n’ont pas fait l’objet d’un tri et d’une suppression ; quand ils comportent des informations qui ne sont plus exactes ; peuvent être source d’erreurs, surtout s’ils sont utilisés par des salariés novices n’ayant pas été là aux débuts de la structure et ayant assisté à son développement.
L’injonction de passer au numérique, sans tri préalable, suppose de digitaliser de nombreux documents pour rien, ce qui va constituer une perte de temps, sans oublier que la numérisation doit répondre à différentes normes.
Rien n’est perdu cependant, car des entreprises d’archivage se portent au secours des entrepreneurs tous les jours.
Ces experts connaissent sur le bout des doigts les durées de conservation de tous les documents en fonction de leur nature. Ils peuvent donc se charger de supprimer les documents qui n’ont plus besoin d’être gardés, les classer et ensuite les numériser avec des machines professionnelles.
Se pose alors la question de trouver une politique d’archivage numérique qui va être comprise et donc utilisée par tous les salariés pour que chaque documentait sa place et puisse être trouvé au besoin en quelques secondes. Pour cela, encore, il existe des solutions en la sensibilisation et la formation à la transition numérique.
Les entreprises spécialisées ; en fonction de l’état des lieux en matière d’archivage ; proposent également des packs qui répondent aux besoins et le chef d’entreprise peut donc choisir de payer uniquement pour les prestations qui présentent un intérêt pour sa structure.
Il ne faut pas oublier que des documents bien classés pourront être utilisés également pour les données qu’ils contiennent et qui peuvent faire l’objet d’une exploitation, dans le but de gagner en compétitivité et en productivité.