Loin d’être un événement anodin, le déménagement d’entreprise doit faire l’objet d’une organisation rigoureuse. Voici 6 éléments à prendre en considération pour être certain de le réussir.
Réussir son déménagement d’entreprise : les choses à retenir
Passer par des professionnels :
Cela peut sembler une évidence, pourtant, de nombreux chefs d’entreprise pensent parfois pouvoir se débrouiller seuls. Il faut pourtant prendre en considération les difficultés auxquelles on peut être confronté, notamment du point de vue technique.
En outre, il ne relève pas des compétences des salariés de déménager le contenu de leur entreprise, même s’ils peuvent être mis à contribution à différents niveaux. Il est d’ailleurs recommandé, dès que la décision est prise, de les prévenir de ce déménagement et des conséquences possibles sur leurs trajets, leur manière de travailler etc…
Rompre son bail :
Qu’il s’agisse d’un bail commercial ou pas, il s’agit généralement de respecter un délai de préavis de 6 mois. Cela peut être réduit à trois dans le cas d’un bail mixte.
Le propriétaire doit être prévenu par courrier recommandé avec accusé de réception et il faudra procéder à une remise en état des locaux avant de partir.
Etablir un cahier des charges exhaustif :
Ce document est à remettre à la société de déménagement. Avec la visite technique des locaux, cela leur donne tous les éléments pour élaborer un devis personnalisé.
Celui-ci tient compte de différents éléments dont la distance à parcourir, le cubage mais aussi les options qui peuvent avoir été souscrites en fonction des besoins.
Comment se passe un déménagement d’entreprise réussi ?
Un déménagement de bureaux en vue ? Il est primordial de procéder par étapes pour le réussir.
Prévenir du changement d’adresse :
Clients, fournisseurs sont bien entendu les premiers auxquels on pense quand on envisage de déménager pour de nouveaux bureaux avec toutes les questions sous-jacentes : sera-t-il possible de continuer à travailler avec eux, va-t-on perdre ses clients ou arriver à continuer de les fidéliser ?
Mais il ne faut pas oublier tous les organismes et les institutions qui rythment le quotidien de la structure comme le centre des impôts, l’URSSAF, les assureurs, la banque etc…
Faire des travaux dans ses nouveaux locaux :
Il est rare, à moins de faire construire un bâtiment industriel ; que les nouveaux bureaux correspondent en tous points aux besoins.
Ces derniers peuvent émaner d’une obligation légale, comme celle de réduire sa consommation énergétique en faisant isoler davantage son bâtiment ou encore en changeant de système de chauffage. Déménager peut être le moment idéal pour le faire, surtout si les locaux sont encore vides.
Ne pas oublier le matériel informatique :
Selon le secteur d’activité, le matériel informatique peut être important et de très bonne facture, ce qui sous-tend une valeur vénale importante.
Il est tout à fait possible de faire confiance à une société de déménagement classique car leur expérience leur a permis de manipuler toutes sortes d’objets et les entreprises de déménagement souscrivent des assurances pour répondre à un dommage.
Mais on peut aussi passer par des sociétés qui se spécialisent dans ce domaine ; ce qui suppose un coût supplémentaire.
Prendre le temps d’emménager :
La production est à l’arrêt, le chiffre d’affaires va s’en ressentir et le chef d’entreprise est inquiet à ce sujet ? Cela est tout à fait normal et il peut d’ailleurs compter sur les entreprises de déménagement pour travailler prestement afin que ce laps de temps soit réduit au maximum.
Néanmoins, il peut sembler important de se poser un peu et de consulter les collaborateurs pour trouver des solutions ergonomiques à certains problèmes. Loin d’être une perte de temps, cela rendra le travail plus fluide.